Na całym świecie, na różnych poziomach samorządów powstają raporty. Mają różny charakter: sprawozdawczy lub mniej sformalizowany i specjalistyczny, a bardziej przystępny dla większości mieszkańców. Więc ów dokument to nic nowego, bo od dziesięcioleci funkcjonuje w wielu demokracjach. W czasach, gdy w Polsce powstawała idea pisania raportów o stanie gmin, padały różne pomysły na to, jak miałyby one wyglądać. Ostatecznie zamysł był taki, żeby były one szczególnym momentem debaty dla mieszkańców. Nie chodziło jedynie o to, aby burmistrz napisał kolejny raport, ale, co istotne, że to miał być ten moment w roku, w którym porozmawiamy o tym, co się zadziało w gminie. Żeby to był dla mieszkańców, radnych i burmistrzów czas nieskrępowanego podsumowania. Czas, kiedy spotykamy się wszyscy i mówimy, co nam się podoba, co się nie podoba, a co mogłoby wyglądać inaczej.
Zasadniczo raport o stanie gminy to sprawozdanie burmistrza z tego, co robił przez ostatni rok. Burmistrz prezentuje go i następnie odbywa się debata, na którą, co ważne, zaproszeni są również mieszkańcy i każdy, albo prawie każdy, może się wypowiedzieć. Dzieje się to na tak zwanej sesji absolutoryjnej, kiedy jednocześnie jest uchwalane absolutorium i wotum zaufania dla burmistrza. Przede wszystkim ustawa o samorządzie gminnym stanowi, że raport obejmuje podsumowanie działalności burmistrza za poprzedni rok kalendarzowy. I że dotyczy to realizacji szeroko rozumianych polityk gminnych, miejskich programów, strategii, uchwał rady gminy i budżetu obywatelskiego. Natomiast ważne jest to, że rada gminy może podjąć uchwałę, która może określić szczegółowe wymogi dotyczące raportu. Zatem mamy ogólne kategorie ustawowe wskazujące, co powinien zawierać, oraz mówiące, że musi być on opublikowany do 31 maja. Radni mogą przyjąć uchwałę o tym, co konkretnie ma się znaleźć w raporcie. Ustawodawca powiedział do radnych: jeżeli chcecie, żeby był on skonstruowany w taki sposób, który pozwoli wam lepiej spojrzeć na różne kwestie związane z funkcjonowaniem gminy, to możecie uchwalić uchwałę, która będzie wskazywała to, co ma w nim zostać zawarte. Czyli jeżeli rada nie chce, żeby to był kolejny PR-owy dokument burmistrza, to poprzez uchwałę może się domagać, aby w raporcie znalazło się to, co ich interesuje. Jeżeli o jego treści decyduje burmistrz, to jest bardzo prawdopodobne, że będzie się on skupiał na pozytywnych wskaźnikach, które pokażą jego działalność z jak najlepszej strony. Ale jeżeli rada gminy chce, żeby porozmawiać też o problemach, które dotykały gminę na przestrzeni ostatniego roku, to może w uchwale te problematyczne wskaźniki zawrzeć i wtedy będą one obowiązkowym elementem dokumentu. Tak więc powinniśmy zachęcać radnych do tego, aby wpływali na kształt raportu, na język, jakim jest pisany, bo jeżeli burmistrz nie ma szczegółowych wytycznych, co ma się w nim znaleźć, to o niektórych rzeczach może pisać ogólnie, a o niektórych wcale. Tym bardziej, że po debacie odbywa się głosowanie nad wotum zaufania dla burmistrza, czyli jeżeli napisze w raporcie, że w kluczowych dla mieszkańców kwestiach dzieje się źle, to może mieć kłopoty. Natomiast pamiętać trzeba, że to bardzo dobre rozwiązanie, że rada poprzez uchwałę może wyznaczyć te szczególne i ważne dla niej elementy, bo jedną z podstawowych funkcji rady jest funkcja kontrolna.
Kto przygotowuje raport? W zdecydowanej większości, bo w około 70% gmin, powierza się realizację tego zadania urzędnikom. Około 20% gmin powierza to firmom zewnętrznym, które „opracowują” dane i przedstawiają je graficznie lub w formie multimedialnej. Natomiast jeśli chodzi o radnych, to niestety niewielu z nich w ogóle bierze udział w procesie jego tworzenia.
31 maja raport o stanie gminy powinien już być dostępny w BIP-ie, na stronie urzędu i w inny sposób przedstawiony mieszkańcom tak, żeby mieli szansę się z nim zapoznać. Najczęściej po prostu wisi sobie online i każdy zainteresowany do niego dotrze. Czasami na facebookowym fanpage’u miasta bądź burmistrza pojawia się informacja, że zaprasza się mieszkańców do zapoznania się z raportem. Czyli tak naprawdę niewielu mieszkańców w ogóle wie o tym, że powstał i że mogą go przeczytać, a w szczególności, że potem mogą się wypowiedzieć na jego temat. Są też miasta i burmistrzowie, którzy nie tylko informują w mediach społecznościowych, że powstał raport, ale także spotykają się z mieszkańcami, rozmawiają o nim i prezentują różne kwestie z nim związane. Spotykają się także z organizacjami pozarządowymi oraz radnymi i wspólnie dyskutują nad kształtem dokumentu. Zatem w tej sprawie dużo zależy od burmistrza. Czyli, jeżeli ktoś chce, żeby raport rzeczywiście stał się przyczynkiem do dyskusji o różnych kwestiach związanych z funkcjonowaniem danej gminy czy miasta, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby go po prostu szeroko kolportować.
Jednym z zadań gminy jest upowszechnianie idei samorządności i demokracji. A w tej dziedzinie samorządy nie najlepiej sobie radzą. Ostatnie badania pokazują, że mamy w społeczeństwie kryzys zaufania do samorządów lokalnych, że lokalni urzędnicy nie odrobili lekcji w temacie partycypacji, że mieszkańcy są zniechęceni do jakiegokolwiek uczestnictwa w ogóle, a tym bardziej do czytania raportów o stanie miasta. Ów wrzucony do internetu plik większość osób uzna za kolejne nudne sprawozdanie. Ci, którzy nie mają dostępu do internetu, być może dowiedzą się, że raport jest dostępny w Urzędzie Miasta, ale tylko nieliczni pofatygują się do urzędu, aby go przeczytać. Natomiast nie tylko w urzędzie, ale i w ośrodkach zdrowia, w siedzibach OSP, w szkołach, w Centrach Informacji Turystycznej, w Centrach Usług Społecznych, w spółdzielniach mieszkaniowych – czyli w miejscach, w których mieszkańcy bywają – można kolportować egzemplarze dokumentu. Można też przy okazji informować, czym jest raport o stanie miasta, można zachęcać, oswajać mieszkańców z tym, że taki dokument powstaje i że powstaje on dla nich. Bo tak naprawdę ustawodawcy przyświecała idea, aby stworzyć raport, który nie będzie sprawozdaniem z pracy burmistrza dla organu kontrolnego, tylko właśnie informacją, którą mają przeczytać mieszkańcy.
I nic nie stoi na przeszkodzie, żeby najważniejszą częścią dyskusji o tym, co jest, a czego nie ma w raporcie, była sesja rady. Nie zawsze trzeba przeczytać całość, ale ważne jest, żeby przyjść na sesję, wysłuchać wstępu burmistrza, który może przedstawić najważniejsze tezy, a później można o tym dyskutować. Bo ten element dyskusji nad raportem, a tak naprawdę nad gminą, jest najważniejszy. Gdy mieszkańcy i zarządzający mówią o stanie ich gminy – co zrobili dobrze, co im nie wyszło i co należy poprawić.
Kolejna sprawa to udział mieszkańców w debacie na temat raportu o stanie gminy. Dla niektórych burmistrzów bolączką jest fakt, że muszą zapraszać mieszkańców do dyskusji. Dla innych problemem jest to, że zapraszają i wkładają w to dużo wysiłku, a ostatecznie nikt na tę debatę nie przychodzi. A jak od strony formalnej wygląda udział mieszkańców w takiej debacie? Żeby mieszkaniec mógł zabrać głos, powinien na dzień przed sesją dostarczyć do urzędu listę z podpisami. W gminie do 20 tysięcy mieszkańców trzeba zebrać podpisy od 20 osób, a w gminie powyżej 20 tysięcy mieszkańców – od co najmniej 50. I nie ma znaczenia, czy są to mieszkańcy danej gminy, czy są pełnoletni czy też nie. Te podpisy są gwarancją, że mieszkańcowi zostanie udzielony głos w dyskusji. Bo trzeba pamiętać, że w wielu gminach utrudnia się mieszkańcom zabranie głosu na sesjach. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w tej części, w której debatuje się nad raportem o stanie gminy, osoba, która pełni funkcję przewodniczącego lub przewodniczącej rady, po prostu udzieliła głosu mieszkańcom, którzy nie mają tylu podpisów. Twierdzenie, że jeśli nie macie podpisów, to nie możecie się wypowiedzieć, jest nieprawdą.
Nie jesteśmy przyzwyczajeni do wystąpień publicznych. Jeżeli na sesję przychodzi mieszkaniec, który chce się na niej wypowiedzieć, to należy zrobić wszystko, żeby czuł się dobrze, żeby powiedział to, co chce powiedzieć. Największą sztuką jest zachęcenie mieszkańców do przyjścia na sesję i zabrania głosu w sprawie raportu. Chodzi o to, żeby wyjść do tych, którzy na co dzień nie śledzą spraw w gminie, żeby przynajmniej raz w roku otrzymali oni informację ze strony burmistrza o tym, jak wygląda sytuacja. Żeby mogli się do tego odnieść. I to duża sztuka – nie tylko informować, ale też przekonać ludzi, żeby przyszli. Żeby niekoniecznie od razu zabrali głos, ale po prostu przyszli i wysłuchali. Dlatego tak ważna jest dobra współpraca burmistrza z radami, fundacjami, stowarzyszeniami etc. Wtedy wykorzystuje się potencjał dobrych praktyk, na przykład w formie bardziej swobodnej rozmowy z mieszkańcami.
Można zrobić wiele rzeczy, które ułatwią zabranie głosu mieszkańcom i odformalizują ten akt. Ponieważ nikt nie uregulował kwestii wyglądu sali sesyjnej, to mieszkańcy mogą siedzieć z radnymi przy stolikach. Nie ma żadnych przeszkód. To kwestia wyobrażenia sobie różnych rzeczy, które pomogą w dyskusji i zapewnią komfort osobom, które są na sali. Z drugiej strony, żeby mieszkańcy zaczęli przychodzić na sesje i spotkania, trzeba sobie na to zapracować częstym wychodzeniem do nich, dialogiem i kulturą wypowiedzi, na przykład w mediach społecznościowych albo podczas przyjmowania stron w urzędzie. Jeżeli nagle, raz w roku, urząd ogłosi, że zaprasza do dyskusji nad raportem, to nie zawsze znajdą się chętni, żeby przyjść. Dotychczasowa praktyka pokazuje, że urzędnicy mają jeszcze dużo pracy do wykonania, by zrozumieć, do czego służy raport o stanie miasta i jak mogą aktywizować mieszkańców do jego czytania. A już słychać głosy, że należałoby raporty zlikwidować. Oczywiście, jeżeli podejdziemy do niego w ten sposób, że to kolejny dokument, którego nikt nie czyta, to rzeczywiście możemy go zlikwidować. Bo jeżeli nie zadbamy o kwestie związane z próbą uruchomienia dialogu z mieszkańcami, z ich zapraszaniem, to w zasadzie jest on zbędny.
Są gminy, które co roku próbują zapraszać mieszkańców do dyskusji nad raportem i co roku robią to w inny sposób. Raz jest lepiej, raz gorzej. Ale bywają gminy, które tak naprawdę nie chcą zapraszać mieszkańców i nie mają żadnej strategii prowadzenia dialogu na ten temat. Chciałabym uwrażliwić na to radnych, zwłaszcza radnych opozycyjnych. Bo to oni powinni widzieć większy sens przeprowadzenia dyskusji na temat tego, co się działo w gminie przez ostatni rok. Bo mobilizacja mieszkańców to też ich rola. To bardzo ważne, bo radni powinni być bliżej mieszkańców – swoich wyborców. Obecnie radni są bardzo aktywni w mediach społecznościowych i sami mogą zapraszać, wyjaśniać czym jest raport lub publikować różne jego elementy. Dużą rolę do odegrania mają tutaj także organizacje pozarządowe. Mogą one czytać raport razem z mieszkańcami i uczestniczyć w spotkaniach go dotyczących. Choćby tylko w tych obszarach, które je interesują. Możemy sami jako społeczeństwo zachęcać się wzajemnie do udziału w spotkaniach, wybierając różne kwestie, które budzą w nas wątpliwości. Kiedy uważamy, że mamy w mieście jakieś niezałatwione od lat sprawy i chcemy w związku z tym złożyć jakieś postulaty. Zatem nie odpuszczajcie tej sesji i debaty, bo to moment, kiedy możecie zaprezentować swoje zdanie. A ponadto sami mieszkańcy mają inicjatywę uchwałodawczą. I to mieszkańcy, nie tylko radni, mogą zaproponować uchwałę, w której określą, co powinno się znaleźć w raporcie. Zatem jeżeli mieszkańcy nie są zadowoleni, bo uważają, że jest to kolejna laurka burmistrza, to bez udziału radnych mogą złożyć projekt uchwały wskazujący, co powinno zostać uwzględnione w raporcie.
Na koniec najważniejsza kwestia – język i treść raportu. Ważne jest, żeby nie pisać go za pomocą urzędniczego żargonu. Chodzi o to, żeby była to treść, która zainteresuje każdego mieszkańca.
I bynajmniej nie chodzi o atrakcyjną wizualnie grafikę i multimedia, jeśli nie stoi za nimi przystępna i dostępna treść. Raport nie musi być opasłym dokumentem. Może mieć zaledwie kilka stron. Powinien zachęcać do czytania, do skupienia się na tym, co jest ważne w mieście, do spotkania z mieszkańcami i pogadania na jego temat. Urzędnicy, którzy tworzą raport w formie setek stron i załączników, używając do tego skomplikowanego urzędniczego języka, tak naprawdę ograniczają dostęp mieszkańcom do istotnych informacji na temat miasta, przez co budują politykę monopolu w zarządzaniu miastem. Prezentują postawę: „My wiemy lepiej, a wy się nie znacie”. Jednocześnie kuszącą strategią jest wykorzystanie raportu o stanie miasta jako laurki dla burmistrza w kreowaniu polityki marketingowej i umieszczenie w nim wskaźników, które ilustrują przede wszystkim sukcesy. Dlatego zachęcam, aby czytać go w całości albo chociaż we fragmentach. A jak już go przeczytacie, to zastanówcie się, czy dobrze się Wam go czytało? Czy zachęcił Was on do wzięcia udziału w sesji? Czy są tematy, których nie rozumiecie? Czy są ważne miejskie sprawy, które powinny znaleźć się w raporcie?
